¿Cómo redactar una carta de despido?
Autor: Francisco Acuña G.
Abogado.
Si quieres despedir a uno de tus trabajadores te vas a ver enfrentado a ¿Cómo redactar una carta de despido?. Muchos creeran que es sencillo y muchos otros empleadores encomendarán hacer la carta de despido al contador, que suele ser el peor error. En este artículo explicaremos cómo hacer una carta de despido y los motivos por los cuales una mala carta de despido será un juicio perdido para el empleador ante la demanda de despido injustificado del trabajador despedido.
Sobre el particular debemos advertir que recientemente (27 de Julio de 2021 por medio de la ley 21.361), se ha modificado el Código del Trabajo, en materia de exigencias de la carta de despido, por tanto formatos antiguos no te servirán y de ocuparlos, te puedes ver sujeto a multas, al omitir requisitos en la carta de despido.
Recordamos que prestamos nuestros servicios de abogados laborales de Arica a Punta Arenas. Ofrecemos asesoría jurídica al empleador en en cómo hacer un a carta de despido, en redactarla, en todos los pasos del despido, con el objeto de disminuír probabilidades de un juicio perdido y multas. Así como asesoramos a trabajadores en cómo hacer una carta de autodespido, asesoramos también a empleadores en cómo redactar una carta de despido.
¿Cómo hacer una carta de despido?
¿Cómo hacer una carta de despido?
Despedir a un trabajador no es sencillo. En este sentido lo primero es una vez decidido el despido de un trabajador determinado, saber ¿Cómo despedir a un trabajador?. Tal y como explicamos en el artículo respectivo, existen diversas causales de despido y una vez conocidas estas, debemos determinar cual aplicar y saber como ejecutar el despido.
En este artículo te explicaremos cómo redactar la carta de despido. Para llegar aquí desde luego es recomendable leas antes los artículos de ¿Cómo despedir a un trabajador? y el de causales de despido . Finalmente y sólo a modo orientativo, ver el artículo de modelos de carta de despido. Sólo luego de lo anterior, ponerse a redactar y a pensar cómo hacer la carta de despido.
¿Qué debe contener la carta de despido?
La carta de despido es la comunicación que la ley exige al empleador para dar a conocer al trabajador el término de la relación laboral.
1.- Una carta de despido debe contener la causal legal de despido que decide aplicar el empleador.
2.- La certa de despido debe además indicar los hechos en que este se funda el despido o la causal de despido aplicada.
3.- También, la carta de despido debe informar el estado de pago de las cotizaciones previsionales hasta el último día del mes anterior al despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen.
4.- El empleador en la carta de despido debe informar si otorgará y pagará el finiquito en forma presencial o electrónica, indicando expresamente en la carta de despido que es voluntario para el trabajador aceptar y firmar y recibir el pago en forma electrónica t que siempre podrá optar por la actuación presencial ante un ministro de fe.
5.- El empleador en la carta de despido debe informar al trabajador que, al momento de suscribir el finiquito, si lo estima necesario podrá formular reserva de derechos. Así, la reserva de derechos se constituye ya no sólo en un derecho establecido por la jurisprudencia, sino consagrado expresamente en la ley. El empleador debe necesariamente indicar en la carta de despido al trabajador que tiene este derecho.
Por último, si se despide por el artículo 161 del Código del Trabajo, debe darse un aviso anticipado de a lo menos 30 días, salvo que se comprometiere el pago de una indemnización por falta de tal aviso equivalente a un mes de remuneración, y debe indicarse el monto total de indemnizaciones a pagar.
¿Qué significa que la carta de despido deba contener la causal de despido?.
Significa que de las causales de despido que contempla el Código del Trabajo, la carta de despido debe indicar específicamente la causal de despido que aplica el empleador, es decir debe indicar si el despido se produce por una de las causales del artículo 159, 160 o 161 del Código del Trabajo.
Así, por ejemplo, si el despido se funda en la causal de necesidades de la empresa, la carta de despido debe decir que se ha resuelto poner término al contrato por la causal del artículo 161 inciso primero, esto es: Necesidades de la empresa. Si por otro lado, el despido se funda en falta de probidad, debe indicar que el despido se funda en la causal del artículo 160 n°1, letra a, esto es: Falta de probidad del trabajador en el desempeño de sus funciones.
¿Qué significa que la carta de despido deba contener los hechos en que se funda la causal de despido?.
Significa que en la carta de despido no basta al empleador indicar la causal de despido, sino que debe pormenorisadamente indicar los hechos en que se funda la causal a elegir. Es decir debe argumentarla, fundarla, y detallarla al máximo. Ello pues si luego el trabajador descontento con la causal o motivos del despido demanda, el empleador deberá acreditar los hechos en que fundo el despido y que ellos constituyen la causal elegida, sin poder agregar hechos nuevos no indicados en la carta. Es decir no se podrán modificar o alterar los hechos señalados.
Dado lo anterior, la elección de la causal de despido y el detalle de los hechos, será la piedra de defensa del empleador para enfrentar ese eventual juicio por despido injustificado, ante la demanda de un trabajador descontento con su despido.
Una mala carta de despido, una pobre redacción de ella, una mala elección de la causal a aplicar o hechos poco fundados, significarán ser condenado, así de claro.
¿Qué pasa si la carta de despido omite alguno de los requisitos?.
El omitir la carta de despido alguno de sus requisitos, puede significar no sólo que el despido eventualmente pueda ser indebido, injustificado o improcedente, sino que puede ser sancionado el empleador con multa conforme al artículo 506 del Código del Trabajo.
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¿Donde están establecidas las formalidades del despido?
Las formalidades del despido están establecidas en el artículo 162 del Código del Trabajo, que indica que Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 ó 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador, personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas y los hechos en que se funda. Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de la separación del trabajador.
Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo será de seis días hábiles. Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles.
¿Qué pasa si el empleador en la carta de despido invoca necesidades de la empresa?
Cuando el empleador invoque la causal señalada en el inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación. Sin embargo, no se requerirá esta anticipación cuando el empleador pagare al trabajador una indemnización en dinero efectivo sustitutiva del aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada. La comunicación al trabajador deberá, además, indicar, precisamente, el monto total a pagar de conformidad con lo dispuesto en el artículo siguiente.
Para proceder al despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refieren los incisos precedentes o el artículo anterior, el empleador le deberá informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales devengadas hasta el último día del mes anterior al del despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen. Si el empleador no hubiere efectuado el integro de dichas cotizaciones previsionales al momento del despido, éste no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo.
¿Cómo convalidar el despido nulo?
Con todo, el empleador podrá convalidar el despido mediante el pago de las imposiciones morosas del trabajador, lo que comunicará a éste mediante carta certificada acompañada de la documentación emitida por las instituciones previsionales correspondientes, en que conste la recepción de dicho pago. Sin perjuicio de lo anterior, el empleador deberá pagar al trabajador las remuneraciones y demás prestaciones consignadas en el contrato de trabajo durante el período comprendido entre la fecha del despido y la fecha de envío o entrega de la referida comunicación al trabajador. No será exigible esta obligación del empleador cuando el monto adeudado por concepto de imposiciones morosas no exceda de la cantidad menor entre el 10% del total de la deuda previsional o 2 unidades tributarias mensuales, y siempre que dicho monto sea pagado por el empleador dentro del plazo de 15 días hábiles contado desde la notificación de la respectiva demanda.
¿Qué pasa ante un error o omisión en la carta de despido?
Los errores u omisiones en que se incurra con ocasión de estas comunicaciones que no tengan relación con la obligación de pago íntegro de las imposiciones previsionales, no invalidarán la terminación del contrato, sin perjuicio de las sanciones administrativas que establece el artículo 506 de este Código. La Inspección del Trabajo, de oficio o a petición de parte, estará especialmente facultada para exigir al empleador la acreditación del pago de cotizaciones previsionales al momento del despido, en los casos a que se refieren los incisos precedentes. Asimismo, estará facultada para exigir el pago de las cotizaciones devengadas durante el lapso a que se refiere el inciso séptimo. Las infracciones a este inciso se sancionarán con multa de 2 a 20 UTM.
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¿Cómo debe entregarse la carta de despido al trabajador?
La carta de despido debe entregarse personalmente al trabajador, bajo señal de recepción. Sólo si no es posible entregarla directamente al trabajador o este se niega a dejar señal de recepción, hay que remitirla al domicilio del trabajador consignado en el contrato de trabajo (actualizado cuando corresponda). De esta carta remitida al trabajador, por uno de los dos medios señalados, se debe enviar copia (mediante otra breve carta conductora) a la Inspección del Trabajo. Todo lo anterior al momento del despido o, a más tardar, por regla general, dentro de 3 días hábiles siguientes al de la separación del trabajador.
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¿Puedo despedir al trabajador verbalmente?.
El despido debe comunicarse necesariamente en los plazos y en la forma que explicamos debe el empleador entregar al trabajador la carta de despido con todas sus formalidades.
Evidentemente no existe problema que le comuniques verbalmente al trabajador su despido, pero debes cumplir con entregar la carta de despido en la forma y plazos legales.
Si al momento del despido el empleador mantiene impagas las cotizaciones del trabajador, se produce una de las sanciones más graves que establece el legislador. La sanción consiste en que ese despido será nulo. Que sea nulo significa que el empleador continuará obligado a pagar las remuneraciones del trabajador mensualmente, como si el contrato siguiera vigente, estando este eximido de su obligación de asistencia. Tal obligación se mantendrá hasta el momento en que el empleador pague las cotizaciones impagas y comunique por carta certificada al trabajador, al domicilio que indica el contrato, que ellas se encuentran pagadas, adjuntando los comprobantes respectivos.
Esta sanción es muy fuerte, pues se mantiene la obligación de pago y se le releva al trabajador la obligación de asistencia. Tan grave es esta obligación, que si el empleador recién al cuarto mes del despido el empleador cumple con lo mencionado, deberá hacer el pago de esos meses.
Dado esto, procurar no tener cotizaciones impagas al momento de efectuar el despido.
La importancia de la carta de despido es que sin esta, el despido es un despido injustificado.
El redactarla correctamente y que los hechos se condigan con la causal y esten detallados y pormenorizados, es fundamental pues en el juicio de despido el empleador tiene una gran limitación. Debe acreditar la veracidad de los hechos imputados en las comunicaciones a que se refieren los incisos primero y cuarto del artículo 162, sin que pueda alegar en el juicio hechos distintos como justificativos del despido. Así, con la carta de despido y su redacción, se limita por parte del empleador lo que el mismo puede alegar como defensa en un futuro juicio.
El formato de una carta de despido como empleador sólo te servirá si lo sabes modificar y utilizar, de forma de cumplir los requisitos de la carta de despido. Mucho ojo que formatos antiguos no servirán, ya que a fines del año 2021 se modificaron los requisitos de las cartas de despido, como explicamos.
Si te quieres despedir a un trabajador, debes preocuparte de elegir bien la causal y de redactar la carta de despido de forma correcta. Una mala carta de despido es un juicio perdido para el empleador, una condena segura ante una demanda de despido injustificado.
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